Schwindt GmbH
DMS
DocuWare Workflow Management

Effizienter Arbeiten
durch Automatisierung

Durch ein modernes Workflow Management können Sie Ihre analogen Unternehmensprozesse gezielt digitalisieren, standardisieren und automatisieren. Insbesondere durch die systemseitige Übernahme von einfachen manuellen Tätigkeiten, wie Abgleiche, Weiterleitungen oder die Überwachung von Fristen gewinnen Sie so ein erhebliches Optimierungspotential. Das sorgt nicht nur für zufriedene Mitarbeiter, sondern auch für zufriedene Kunden, deren Anfragen deutlich schneller verarbeitet werden können. Je nach Unternehmensprozess sind so Steigerungen der Effektivität um bis zu 80% möglich. Starten Sie mit einem Workflow Management und sorgen Sie für zukunftsfähige Arbeitsabläufe.

Die Vorteile des DocuWare Workflow Managers
Automatisierung von zeitaufwändigen, manuellen Prozessschritten
Einhaltung von Fristen und Eskalation bei Fristüberschreitung
Vertretungsregeln, welche z.B. im Urlaubs- oder Krankheitsfall greifen
Kostenlose Demo anfordern

Komplexe Unternehmensprozesse einfach digitalisieren

Dokumente ablegen und verarbeiten

Dank Prozessautomatisierung wird mühsame manuelle Arbeit durch einen einfachen, vorgefertigten und bearbeitbaren digitalen Workflow ersetzt. Damit weisen Sie Aufgaben und Dokumente per Knopfdruck direkt an Ihre Mitarbeiter zu. Die Dokumente können dann direkt geprüft und weitergeleitet werden und laufen fließend durch den Prozess, der Zeit und Aufwand spart. Insbesondere bei häufig ablaufenden Prozessen, wie solchen in der Buchhaltung, im Einkauf, im Vertrieb oder Personalmanagement ergibt sich dadurch ein riesiges Einsparpotential.

  • Erstellen Sie Workflows, die genau zu Ihren bestehenden Prozessen passen

  • Archivieren Sie jedes beliebige Dokument mit klar geregelten Zugriffsrechten und modernster Verschlüsselung

  • Sparen Sie sich lästige Probleme, wie verloren gegangene Dokumenten

Homeoffice und räumlich getrennte Teams sind kein Problem mehr

Durch den von überall erreichbaren zentralen Speicher können Sie aus dem Homeoffice oder von unterwegs aus arbeiten wie im Büro. Der Zugriff mit Laptop, Smartphone oder Tablet ist von überall und zu jeder Zeit möglich – damit setzen Sie benutzerfreundliche Standards für alle Prozesse im Unternehmen.

  • Workflow Management ermöglicht das Zuweisen von Workflows unabhängig von der Anwesenheit von Mitarbeitern.

  • Vertretungsregeln, welche z.B. im Urlaubs- oder Krankheitsfall greifen

  • Standortunabhängige Bearbeitung und Kontrolle von aktuellen Prozessen

  • Dank der präzisen Dokumentierung der Verarbeitung in einer Workflow-Historie wissen Sie stets wie ein Geschäftsvorgang bearbeitet wurde

Ein Vorgeschmack gefällig?

Ein Einblick in das Workflow Management von DocuWare

DMS – Mehr Produktivität und Effizienz

Die DMS-Lösung DocuWare hilft Ihnen Ihre Geschäftsinformationen sicher zu erfassen und schnell zu verarbeiten.

Automatisierung von Prozessschritten

Zeitaufwändige Prozesse laufen durch Workflow Management einfach und sicher ab. Vorgefertigte Prozesse geben Ihnen die Möglichkeit schnell durchzustarten, wobei Ihre individuellen Anforderungen simpel eingefügt werden können. Das sorgt für eine perfekt auf Ihr Unternehmen angepasste Prozesssteuerung.

Mobiler Zugriff auf Prozesse und Belege

Erhalten Sie jederzeit, überall Zugriff auf Ihre Dokumente und Prozesse. Mit mobilen Apps für Android und iOS bleiben Ihre Mitarbeiter von jedem Gerät aus in Verbindung. Das schafft die Grundlage für mobile Arbeitsplätze. Auch das Scannen von Dokumenten ist über eine App möglich.

Nachhaltige Aufgabenzuweisung

Alle akuten Workflow-Aufgaben werden übersichtlich nach Tätigkeitsbereich aufgeführt und automatisch aktualisiert. Bei neuen Aufgaben können Mitarbeiter direkt per Mail oder in DocuWare über die aktuelle Aufgabe informiert werden. Alternativ erfolgt die Erinnerung erst, wenn die Aufgabe nach einer festgelegten Dauer noch nicht bearbeitet wurde. Durch Vertretungsregeln bleibt auch in Urlaubszeiten oder anderweitigem Fehlen nichts liegen und alle Prozesse laufen reibungslos weiter.

Eskalationsregeln für schnelle Abläufe

Bestimmen Sie Fristen für Aufgaben und legen Sie fest, was bei deren Überschreiten passiert. Sie haben die komplette Kontrolle über ihre Dokumente und legen automatisierte Regeln fest. Damit vermeiden Sie schleppende Prozessschritte mit langen Wartezeiten und sorgen gleichzeitig für Zufriedenheit bei Ihren Geschäftspartnern und Mitarbeitern.  Bei Bezahlvorgängen stellen Sie damit sicher, dass Sie stets Skonto ziehen.

Stempel und Eingabefelder

Der im aktuellen Workflow folgende Schritt wird durch die Bestätigung einer Aufgabe mit Eingabefeldern oder per Stempel und einfach eingeleitet. Über Stempel wird auf einen Blick klar, wem das Dokument schon vorlag und an wen es nun weitergeleitet wird. Somit bleibt nichts liegen und die Aufgabenreihenfolge wird strukturiert eingehalten.

Effizienz durch sichere und automatische Abläufe

Durch die Automatisierung von Prozessen müssen weniger Prozessschritte bearbeitet werden, Fehler werden unterbunden und das Risiko gedämmt. Durch die Validierung von Eingaben werden vermeidbare Kosten durch menschliche Fehler verhindert. Somit können Sie sich auf das Wesentliche konzentrieren und das Potenzial ihres Unternehmens maximieren.

Was Sie noch an einem Dokumenten-Management-System interessieren könnte

DocuWare hilft Ihren Mitarbeitern produktiver zu arbeiten, Dokumenten-Workflows zu automatisieren, sowie Ihre Daten und Dokumente sicher und zentral zu archivieren.

Sie sind in guter Gesellschaft

Zufriedene Kunden aus unterschiedlichen Branchen optimieren ihre Geschäftsprozesse mit DocuWare

Kundenreferenz ASW
Kundenreferenz MOSELLAND
Kundenreferenz LOTTO
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Der schnellste Weg, zu einem kostenlosen Erstgespräch

Sprechen Sie mit unserem DMS Experten Grischa Morgenstern. Er freut sich von Ihnen zu hören und darauf, Ihnen passgenaue Lösungen und ein „DMS in der Praxis“ vorstellen zu dürfen.

Ansprechpartner Grischa Morgenstern
DocuWare Experte
Grischa Morgenstern

SCHWINDT und unsere DocuWare-Experten unterstützen Sie bei der Implementierung und Einführung von DocuWare in Ihrem Unternehmen.


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