National bzw. international geltende Compliance-Richtlinien werden generell als große Laster gesehen, die mit teils immensen internen Aufwänden verbunden sind. Hierbei gibt es Anforderungen hinsichtlich der Datensicherheit, Transparenz und Zugänglichkeit von Daten, die viele Unternehmen kaum erfüllen können. Dabei kann deren Einhaltung nicht nur Bußgelder und rechtliche Konsequenzen vermeiden, sondern auch entscheidende geschäftliche Vorteile mit sich bringen.
Mit einem Dokumenten-Management-System erfüllen Sie geltende Compliance-Anforderungen und führen gleichzeitig wichtige Standards zur Datenintegrität, Prozess- und Datentransparenz sowie Sicherheit ein.
GoBD und DSGVO-konform
Häufig gehen Unternehmer davon aus, dass eine Aufbewahrung aller Belege im Aktenarchiv GoBD-konform ist. Dabei ist das seit Inkrafttreten der GoBD zu Beginn des Jahres 2015 nicht mehr der Fall. Laut derer müssen Dokumente stets in deren Originalfassung aufbewahrt werden. Eine per E-Mail erhaltene Rechnung kann daher nicht ausgedruckt werden, da die ausgedruckte Version nicht mehr das Originaldokument darstellt. Stattdessen muss die digital erhaltene Rechnung in einem revisionssicheren Archiv abgespeichert werden. Umgekehrt sieht das allerdings schon etwas anders aus. Laut dem ersetzenden Scannen dürfen Papierbelege digitalisiert werden und können dann wiederum in einem revisionssicheren Archiv gespeichert werden – GoBD-konform. Letztlich stellt der Einsatz eines DMS daher die optimale Möglichkeit dar, Belege rechtskonform aufzubewahren und gleichzeitig von den vielen Vorteilen der Digitalisierung zu profitieren.
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