Folgende weitere Folgen sind möglich:

• Ein nachträglicher Export von Dokumenten oder Daten ist z.B. durch Windows-Updates nicht möglich. 
• Der Zugriffsverlust der Dokumente verletzt die in den GoBD festgelegten Aufbewahrungspflichten. 
• Ein umfangreicher Datenverlust ist die Folge.

Bei Verletzung der Aufbewahrungspflicht drohen empfindliche Sanktionen – in Insolvenzverfahren sogar Freiheitsstrafen. 

Die Vergangenheit, wie auch dieser Fall zeigen, dass es ratsam ist ein unabhängiges Produkt mit guter Marktposition zu wählen. Mit der Umstellung von DATEV DMS auf DocuWare profitieren Sie von den modernen Technologien des Marktführers. Zudem erhalten Sie eine professionelle Lösung, die in allen Bereichen Ihres Unternehmens eingesetzt werden kann. Umfangreiche Schnittstellen zu Ihren aktuellen Tools kommen hierbei gleich im Standard mit.

Für eine Umstellung von DATEV DMS auf DocuWare muss zunächst eine Bedarfsabschätzung durchgeführt werden, um beispielsweise die Anzahl der Benutzer, das Dokumentaufkommen und die erforderlichen Workflows zu ermitteln. Auch die Anzahl der zu übernehmenden Bestandsdaten und deren Speicherbedarf müssen berücksichtigt werden.

Die Umstellung kann entweder selbst durch Konfiguration des neuen DocuWare Systems oder mit Hilfe der Experten von Schwindt erfolgen. Als Basis kann auch die vorkonfigurierte Lösung DocuWare für Rechnungsverarbeitung verwendet werden.

Zur Übernahme der Bestandsdokumente wird empfohlen, ein gesondertes Archiv in DocuWare zu erstellen, in das auch die Metadaten von DATEV DMS classic übertragen werden. DocuWare bietet eine passende Archivkonfiguration auf Basis der Standardfelder von DATEV DMS an. Gegebenenfalls müssen aber individuelle Anpassungen, wie zusätzliche Archivfelder oder Feldlängen vorgenommen werden, da ein DATEV DMS kundenspezifisch sehr unterschiedlich konfiguriert sein kann.

In Vorbereitung der Migration müssen die Bestandsdaten aus DATEV DMS classic exportiert sein und im Dateisystem vorliegen. Der Export kann vom Kunden selbst vorgenommen werden. Für die Migration der Bestandsdokumente und deren Metadaten verwenden wir ein spezielles Tool, das lokal beim Kunden installiert und individuell konfiguriert wird. Die Migration erfolgt dann automatisiert und wird im Hintergrund beobachtet. Der Zeitraum für die reine Migration ist sehr variabel und abhängig vom Dokumentvolumen. Nach unseren Erfahrungen ist meist mit einem bis zehn Tagen zu rechnen. Im Einzelfall kann es auch länger dauern. Abschließend wird das Tool wieder deinstalliert.  

Auch DATEV DMS classic pro ist ebenso von der Umstellung betroffen und muss in gleichem Umfang umgestellt werden.