Durch den Einsatz eines Dokumenten-Management Systems wird Ihre Finanzabteilung und Buchhaltung zum Glanzstück. Das moderne Business bringt neue Chancen — aber auch mehr Anforderungen — für die Finanzabteilungen. Aufgrund von Budgetdruck und mangelnden zeitlichen Ressourcen werden von Finanzleitern und ihren Teams optimierte Prozesse und eine stets präzise Übersicht gefordert. Wir zeigen Ihnen, wie Sie die Effizienz und Produktivität im Finanzwesen optimieren, den Informationsfluss beschleunigen, die Fehlerquote reduzieren und den Zugang zu Informationen vereinfachen.
Eine bis zu 80% schnellere Verarbeitung Ihrer Belege
Übersicht über alle Vorgänge für transparente Prozesse
Nutzen Sie Skonto und schaffen Sie Zeit für wertschöpfende Tätigkeiten
Das moderne Business verschlankt Ihre Verwaltung
Das zunehmend wachsende Belegaufkommen stellt heute eine große Herausforderung für die Finanzabteilung eines jeden Unternehmens dar. Gleichzeitig müssen jedoch Schlüsselkennzahlen, wie die Wirtschaftlichkeit oder Liquidität tagesaktuell bereitstehen. Gelingen kann das nur durch strukturierte und transparente Kernprozesse der Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung, welche zudem fehlerfrei ablaufen.
DocuWare ermöglicht durch dessen Dokumenten-Management und Workflow-Automation, dass der Abschied vom Papier zum Selbstläufer wird. Mit unseren Standards zur Belegverarbeitung werden manuelle Abläufe von der Software übernommen und Fehleingaben, auch durch Validierungen der Beleginformationen, eliminiert. Durch die direkte Weitergabe der Daten an das bspw. ERP-System erhält z.B. Ihre Buchhaltung einen umfassenden Überblick über alle Daten. Und wenn Sie mal einen Beleg zur Einsicht benötigen, erreichen Sie diesen direkt aus Ihrem ERP-System. Auch eine vollständige Vorgangsakte finden Sie im DMS, sodass lange Suchzeiten der Vergangenheit angehören.
Transformieren Sie Ihre Kreditorenbuchhaltung
Durch das Dokumenten-Management System sorgen Sie für die digitale Transformation in der Kreditorenbuchhaltung. Dazu werden alle Rechnungen, egal ob papierbasiert oder elektronisch, automatisch erfasst und mit den Bestellungen abgeglichen. Über einen individuell anpassbaren Workflow für den Genehmigungsprozess werden genehmigte Beträge an Ihre Software zur Finanzbuchhaltung geleitet. Dadurch gewinnen Sie wertvolle Zeit für wichtige Aufgaben.
Digitale Rechnungsprüfung
Automatischer Abgleich von Rechnungen mit den zugehörigen Bestellungen
Workflowgesteuertes Weiterleiten der Belege durch einen ein- oder mehrstufigen Genehmigungsprozess
Rechnungs-Splitting auf mehrere Kostenstellen
Sofortige Auskunft über alle vorgangsgleichen Dokumente und deren Verarbeitungsstand
Automatischer Export genehmigter Rechnungsbeträge samt Vorkontierung in Folgesysteme (DATEV, Addison, Sage, MyFactory, SAP etc.)
Dokumenten-Management für Ihre Buchhaltung
Volle Transparenz in der Debitorenbuchhaltung mit DocuWare. Das System verknüpft alle Belege und Daten, die zu einem Auftrag gehören, vollautomatisch. Somit sind Kundenrückfragen umgehend beantwortet und Vereinbarungen, selbst wenn diese von einem anderen Mitarbeiter beschlossen wurden, problemlos nachvollziehbar. Das sorgt für ein professionelles Auftreten, gute Kundenbeziehungen und bessere Liquidität durch frühe Zahlungen.
Direkter Zugriff auf Lieferscheine, E-Mails, Rechnungen oder Sondervereinbarungen
Ausgangsrechnungen beim Drucken oder Senden per E-Mail automatisch vollindexiert archivieren
Unverzüglich auf Kundenanfragen reagieren und Belege sofort per E-Mail weiterleiten
Stellung der Ausgangsrechnungen mit Genehmigungsprozess kombinieren
Keine Angst vor der Finanzprüfung
Das Dokumenten-Management-System gewährleistet eine vollständige und ordnungsgemäße Dokumentation aller Geschäftsvorgänge. Einem Audit können Sie somit gelassen entgegensehen. Sämtliche Belege aus dem Prüfzeitraum stehen auf Knopfdruck bereit und können vorgelegt werden. Zudem können Sie die Einsicht auf jene Belege einschränken, die geprüft werden.
Rechtssichere Ablage der aufbewahrungspflichtigen Belege (GoBD ✅)
Durch den direkten Zugriff auf Belege entfallen unnötige Suchen und die Auditzeiten verkürzen sich erheblich
Selbst Belege, die weit in der Vergangenheit verarbeitet wurden, sind sekundenschnell aufrufbar
Durchgängige Nachweisbarkeit eines Vorgangs durch die Dokumentation aller Bearbeitungsschritte direkt auf dem Beleg
Stellen Sie die zu prüfenden Belege komfortabel per Offline-Archiv mit integriertem Suchfeld zur Verfügung
Schränken Sie den Zugriff nur auf die gewünschten Unterlagen ein
DMS – Mehr Produktivität und Effizienz
Die DMS-Lösung DocuWare hilft Ihnen ihre Geschäftsinformationen sicher zu erfassen und schnell zu verarbeiten.
Archivierte Rechnungen können an einem zentralen Ort gefunden werden. Diese können über mehrere Indexierungskriterien gesucht (z.B. Firmenname, Rechnungsnummer, Datum etc.) werden. Zudem wird der komplette Textinhalt eines Dokumentes erfasst, wodurch sich nach jeder Zeichenkette auf den Dokumenten suchen lässt.
Erhalten Sie jederzeit, überall Zugriff auf Ihre Dokumente und Prozesse. Mit mobilen Apps für Android und iOS bleiben Ihre Mitarbeiter von jedem Gerät aus in Verbindung. Das schafft die Grundlage für mobile Arbeitsplätze. Auch das Scannen von Dokumenten ist über eine App möglich.
Übergeben Sie durch DocuWare bzw. im Verarbeitungsprozess erfasste Daten an Ihre Folgesysteme. Die bei Bedarf in DocuWare erfolgte Vorkontierung kann so ganz einfach an Ihr ERP-System bzw. Ihre Buchhaltungssoftware übertragen werden. Auch Zahlungsvorschläge lassen sich an eine Software zur Zahlungsabwicklung weiterleiten.
Die Erfüllung von rechtlichen Anforderungen muss Sie nicht einschränken. Durch die digitale Archivierung werden Sie den stetig wachsenden Compliance-Anforderungen gerecht. Gleichzeitig profitieren Sie durch den Einsatz von DocuWare, indem Sie Ihre Verwaltung beschleunigen und Kosten einsparen.
Reduzieren Sie durch die automatisierte Rechnungsverarbeitung von drastisch reduzierten Freigabezeiten. Das ermöglicht es zuverlässig Skonto zu nutzen und Kosten einzusparen. Gleichzeitig profitieren Sie durch zeitnahe Zahlungen an Ihre Kreditoren von einer besser Verhandlungsbasis.
DocuWare vereinfacht die Vorbereitung für Audits und Buchprüfungen erheblich. Alle Rechnungen sind mit wenigen Klicks aufrufbar und lassen sich bei Bedarf als Export einem Prüfer zur Verfügung stellen. Ebenso können Sie die Verarbeitungshistorie einsehen und bei Bedarf aus einem verwandten Vorgang aufrufen (z.B. aus der Buchung der Finanzanwendung).
Das DocuWare-DMS hilft Ihren Mitarbeitern produktiver zu arbeiten, Dokumenten-Workflows zu automatisieren, sowie Ihre Daten und Dokumente sicher und zentral zu archivieren.
Sie sind in guter Gesellschaft
Zufriedene Kunden aus unterschiedlichen Branchen optimieren ihre Geschäftsprozesse mit DocuWare
Der schnellste Weg, zu einem kostenlosen Erstgespräch
Sprechen Sie mit unserem DMS Experten Grischa Morgenstern. Er freut sich von Ihnen zu hören und darauf, Ihnen passgenaue Lösungen und ein „DMS in der Praxis“ vorstellen zu dürfen.
Schnelle und effiziente Auswertung Ihrer Situation
Kundenorientierte Beratung für langfristige Geschäftsbeziehungen