Schwindt GmbH
DMS Dokumenten-Management-System
DocuWare Dokumenten-Management System

Das clevere & digitale Zuhause für Ihre Dokumente

SCHWINDT digitalisiert und implementiert mit einem Dokumenten-Management System (DMS) Ihr Aktenregal und Sie haben wieder Zeit für das Wesentliche: Ihre produktive Arbeit.

DocuWare Customer Service Champion
DocuWare Platinum Partner
DocuWare Dokumenten-Management System

DocuWare – das clevere Zuhause
für Ihre Dokumente

Das bietet Ihnen ein Dokumenten-Management System

Unser DocuWare hilft Ihren Mitarbeitern produktiver zu arbeiten, Dokumenten-Workflows zu automatisieren, sowie Ihre Daten und Dokumente sicher und zentral zu archivieren.

DMS – Mehr Produktivität und Effizienz

Das Dokumenten-Management System DocuWare hilft Ihnen Ihre Geschäftsinformationen sicher zu erfassen, schnell zu verarbeiten und gezielt zu nutzen.

Abgesicherter und schneller Zugriff

Ihre Daten werden durch ein modernes Login Verfahren in einem geschützten Archiv gespeichert. Die Zugriffe werden durch ein Rechte- und Rollenkonzept eingeschränkt, welches aus Ihrer aktuellen Unternehmensstruktur übernommen werden kann. Der Zugriff auf Ihre Dokumente ist einfach, zu jeder Zeit und von jedem Standort über den Browser möglich.

Einfach integrierbar und skalierbar

Das Dokumenten-Management System kann nahtlos in die von Ihnen eingesetzte Software integriert werden. Hierzu stehen alle gängigen Marktstandards zur Verfügung (z.B. API, CSV-Export, URL-Integration, Webhooks etc.). Dadurch erhalten Sie maximale Flexibilität im Einsatz Ihrer Softwarelösungen. Aus Ihren bestehenden Systemen, z.B. Ihrem ERP, kann ein direkter Zugriff auf Ihre archivierten Dokumente erfolgen.

Revisionssicher und gesetzeskonform

Durch den Einsatz der Software erfüllt Ihr Unternehmen in Zukunft alle Anforderungen an die revisionssichere Langzeitarchivierung nach HGB/AO und GoBD. Unsere Lösungen sind hinsichtlich der Ordnungsmäßigkeit und Revisionssicherheit gemäß dem Prüfungsstandard PS 880 des Instituts der Wirtschaftsprüfer (IDW) geprüft. Auch Anforderungen gemäß der DSGVO lassen sich einhalten.

Schnelle und effiziente Auswertung

Digitales Dokumenten-Management ermöglicht Ihnen, Arbeitsabläufe effizient und automatisiert zu steuern. Per Knopfdruck erhalten Sie einen Überblick über die laufenden Prozesse bzw. den Bearbeitungsstand einzelner Belege. In einer Historie wird zudem der komplette Bearbeitungsverlauf jedes Beleges protokolliert. Steigern Sie die Effizienz und Kommunikationsfähigkeit, die Ihr Unternehmen benötigt.

Das moderne & papierlose Büro

In der heutigen schnelllebigen Zeit muss die Anpassung an neue Anforderungen nahezu umgehend erfolgen. Hierbei wird die Digitalisierung zu einem entscheidenden Wettbewerbsvorteil, um konkurrenzfähig zu bleiben. Unsere Software bietet alle Möglichkeiten, um zukünftige Herausforderungen problemlos zu meistern (z.B. mobile Arbeitsplätze, flexible Arbeitszeitmodelle, dezentrales Arbeiten).

Höhere Mitarbeitereffizienz und -zufriedenheit

Mit unserem Dokumenten-Management System optimieren Sie Ihre Prozesse und transformieren Sie in die digitale Welt. Dadurch können Sie die Produktivität ankurbeln, indem die vorhandenen Ressourcen effizienter genutzt werden. Gleichzeitig schafft Ihnen die neue Arbeitsweise mehr Freiräume, die für wertschöpfende Tätigkeiten eingesetzt werden können. Das sorgt nicht nur für größeren Umsatz, sondern auch zufriedeneren Mitarbeitern.

Connect to Outlook

Schnelle Mail-Ablage und direkter Archiv-Zugriff

Archivieren Sie ein- und ausgehende E-Mails revisionssicher aus Outlook heraus per Mausklick. Binden Sie diese zudem in Ihre Workflows ein und ermöglichen Sie die Suche nach Dokumenten direkt aus Outlook heraus. Für einen Zugriff auf Ihre Belege müssen Sie somit Outlook nicht verlassen.

  • Nahtlose Integration in Microsoft Outlook

  • Automatischer regelbasierter Import von Mails in DocuWare

  • Einfache Mail-Archivierung per Mausklick

  • Automatische Mail-Indexierung aufgrund von Mail-Eigenschaften, wie Absender, Betreff, Datum etc.


Mobile App

Weltweiter direkter Archivzugriff per Smartphone

Greifen Sie per mobiler App (Android & iOS) direkt auf die zentralen Funktionen Ihres DMS zu und profitieren Sie von maximaler Flexibilität. Somit bleiben Ihre Mitarbeiter in Verbindung und können auch von unterwegs aus direkte Einsicht in eine Kundenakte erhalten.

  • Stoßen Sie digitale Prozesse an, um deren Abwicklung sofort zu starten

  • Rufen Sie wichtige Dokumente in Verhandlungen auf (z.B. Verträge, Rechnungen oder Vereinbarungen), um Geschäfte erfolgreich abzuschließen

  • Bearbeiten Sie Workflow-Aufgaben per mobiler App und sorgen Sie für einen schnellen Informationsfluss

  • Scannen und archivieren Sie Belege unterwegs oder im Home-Office

DocuWare Mobile App

Webformulare

Erfassen Sie Informationen strukturiert und einheitlich mit Webformularen

Verabschieden Sie sich von falsch oder unleserlich ausgefüllten Papierformularen und sorgen Sie für eine vereinfachte Dateneingabe. Mit unseren modernen Webformularen verbessern und beschleunigen Sie die Datenerfassung nicht nur, diese sind zudem sofort im Archiv für jedermann verfügbar und werden in Workflows automatisiert weiterverarbeitet.

  • Flexible webbasierte Formulare im Bausteinkasten

  • Zentraler Formular-Zugriff per Link oder direkt aus dem DMS heraus

  • Immer die aktuelle Version eines Formulars im Zugriff

  • Verwendbar für Urlaubsanträge, Umfragen, Bestellanforderung und alle anderen Formulare


Connect to DATEV

Direkte Verbindung mit Ihrem DATEV-System

Bewahren Sie Ihre Belege langfristig und revisionssicher in Ihrem DMS auf und übertragen Sie Ihre Belege per direkter Anbindung an Ihr DATEV-System. Übergeben Sie dabei alle in DocuWare erfassten Informationen, wie Rechnungsbeträge, Datumsangaben oder Buchungsstapel und verknüpfen Sie Ihre DATEV-Buchungen mit den Belegen.

  • Anbindung an unterschiedliche DATEV-Systeme wie DATEV Rechnungswesen oder DATEV Unternehmen Online

  • Übergeben Sie Belege und Informationen als selbstbuchender Mandant oder Belege zur Buchung an Ihren Steuerberater

  • Einfache, transparente und fehlerlose Verarbeitung Ihrer Rechnungen

  • Übertragung wahlweise per DATEVconnect, als EXTF-Datei oder als Buchungsvorschlag beim Belege-Buchen




Workflow Manager

Automatisierte Prozessverarbeitung für enorme Zeitersparnis und weniger Fehler

Verschlanken Sie Ihre internen Prozesse und sorgen Sie für einen flüssigen und fehlerfreien Informationsaustausch in Ihrem Unternehmen. Perfekt auf Sie abgestimmte Prozesse vermeiden Zeitverlust durch manuelle Tätigkeiten und geben Ihren Mitarbeitern mehr Raum für wertschöpfende Aufgaben.

  • Intuitive Workflow-Erstellung ganz ohne Programmierung

  • Passen Sie die digitalen Prozesse an Ihr Unternehmen und Ihre Anforderungen an

  • Behalten Sie den Überblick über Ihre laufenden Prozesse und sorgen Sie für glasklare Transparenz

  • Steuern Sie Prozesse samt Vertretungsregeln und Eskalationsstufen


Task Manager

Sorgen Sie für schnelle Ergebnisse mit vorgefertigten Such-Listen

Häufig suchen Mitarbeiter ständig nach den gleichen Dokumenten. Durch vorgefertigte dynamische Suchlisten, sorgen Sie für schnelle und stets aktuelle treffsichere Ergebnisse. Die gefundenen Dokumente werden dazu übersichtlich in einer Ergebnisliste angezeigt, welche sich auch in externe Anwendungen integrieren lässt.

  • Weisen Sie allen Mitarbeitern Such-Listen zu oder lassen Sie diese eigene Listen erstellen

  • Erhalten Sie einen schnellen Überblick über Ihre Belege

  • Erstellen Sie z.B. eine Liste, die alle neuen und noch nicht bezahlten Rechnungen anzeigt




Intelligent Indexing

Automatische Erfassung von Schlüsselinformationen aus Ihren Dokumenten

Verzichten Sie auf manuelle und fehleranfällige Dateneingaben zu Dokumenten und profitieren Sie von einer automatischen Verschlagwortung. Das selbstlernende Intelligent Indexing erkennt alle zentralen Informationen Ihrer Dokumente und sorgt somit für eine schnelle und strukturierte Ablage in Ihren Archiven.

  • Durch maschinelles Lernen wird der Dienst stetig besser

  • Zuverlässige und automatische Indexierung Ihrer Dokumente

  • Intuitive Nutzung der gefundenen Indexvorschläge dank Ampelfarben

  • Vorschläge lassen sich einfach per Mausklick korrigieren


Kostenlose DocuWare-Demo?

Sie möchten die vielfältigen Funktionen von DocuWare einmal selbst erleben und in Ruhe testen, ob das Dokumenten-Management System für Sie in Frage kommt? Fordern Sie hier Ihre kostenlose Testversion an und starten Sie mit unseren vorkonfigurierten Lösungen.

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Wählen Sie die passende Lösung zu Ihren Anforderungen! Gerne beraten wir Sie dazu und finden die optimale Lösung für Ihr Unternehmen.

SCHWINDT und DocuWare SCHWINDT und DMS/Server SCHWINDT und DMS/Cloud
Implementierung Detaillierte Planung – mit SCHWINDT sicher & zuverlässig In der Cloud sofort verfügbar
Speicherort Lokal auf Ihrem Server Flexibel und sicher in der Cloud
Kosten Geringe monatliche Kosten Geringe Vorlaufkosten
Skalierbarkeit Vor Ort erweiterbar Jederzeit einfach erweiterbar
Backups Strategie und Verantwortung liegen bei Ihnen Automatisch im Rechenzentrum
Verfügbarkeit Gemäß Ihrer IT-Infrastruktur Abhängig von Ihrer Web-Anbindung
Staatliche Föderung Förderung möglich, bis zu 50 % Förderung möglich, bis zu 50 %

Sie sind in guter Gesellschaft

Zufriedene Kunden aus unterschiedlichen Branchen optimieren ihre Geschäftsprozesse mit DocuWare

Kundenreferenz ASW
Kundenreferenz MOSELLAND
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Der schnellste Weg, zu einem kostenlosen Erstgespräch

Sprechen Sie mit unserem DMS Experten Grischa Morgenstern. Er freut sich von Ihnen zu hören und darauf, Ihnen passgenaue Lösungen und ein „DMS in der Praxis“ vorstellen zu dürfen.

Ansprechpartner Grischa Morgenstern
DocuWare Experte
Grischa Morgenstern

SCHWINDT und unsere DocuWare-Experten unterstützen Sie bei der Implementierung und Einführung von DocuWare in Ihrem Unternehmen.


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