Nicht nur durch den gestiegenen Verwaltungsaufwand sowie die Digitalisierung ist das Management von Dokumenten zu einer fundamentalen Notwendigkeit für den reibungslosen Betrieb von Unternehmen geworden. Ein effizientes Dokumentenmanagementsystem (DMS) ist unerlässlich, um die Organisation, Sicherheit und Zugänglichkeit von Unternehmensdokumenten zu gewährleisten.
Die Auswahl des richtigen DMS kann eine herausfordernde Aufgabe sein, da es zahlreiche Angebote mit verschiedenen Funktionen und Preismodellen auf dem Markt gibt. In diesem Vergleich stellen wir zwei beliebte DMS-Lösungen gegenüber: DocuWare und ELO. Beide Systeme sind bekannt für ihre robusten Funktionen und ihre Fähigkeit, Unternehmen bei der Verwaltung ihrer Dokumentenlast zu unterstützen.
Doch welches System ist das Richtige für Ihr Unternehmen? In den folgenden Abschnitten werden wir DocuWare und ELO anhand einer Reihe von vorab festgelegten Kriterien vergleichen, um Ihnen zu helfen, eine informierte Entscheidung zu treffen. Sollten Sie ein Einzelunternehmer sein, dann schauen Sie sich DMS für private Anwender an. Wenn Sie an einem umfassenderen Überblick über alle aktuell führenden DMS interessiert sind, lesen Sie gerne unseren DMS Vergleich.
Der Kern unseres Vergleiches sind die wichtigsten Kriterien, die Unternehmen in der Praxis sich wünschen: eine hohe Benutzerfreundlichkeit, ein umfangreicher Funktionsumfang, der alle Aufgaben und Bedürfnisse abdeckt, das Preis-Leistungs-Verhältnis, der Kundensupport sowie die Integrationsmöglichkeiten mit anderer Software.
DocuWare vs. ELO: Die beiden Systeme im Überblick
DocuWare:
DocuWare ist eine bewährte DMS-Lösung, die Unternehmen bei der Digitalisierung und Verwaltung von Dokumenten unterstützt. Mit Sitz in Deutschland bietet DocuWare eine breite Palette von Funktionen, darunter elektronische Signaturen, mobile Zugänglichkeit und automatisierte Workflow-Funktionen, die die Effizienz und Compliance in verschiedenen Branchen fördern.
Das System ermöglicht eine nahtlose Integration mit anderen Unternehmensanwendungen und bietet Cloud-basierte sowie On-Premise-Implementierungsoptionen an. Die Skalierbarkeit und Benutzerfreundlichkeit von DocuWare machen es zu einer attraktiven Wahl für Unternehmen jeder Größe.
ELO:
ELO, entwickelt von der ELO Digital Office GmbH, ist ebenfalls eine führende DMS-Lösung, die sich durch ihre intuitive Benutzeroberfläche und leistungsstarke Such- und Archivierungsfunktionen auszeichnet. ELO bietet eine Vielzahl von Funktionen, darunter Dokumentenarchivierung, Workflow-Management und elektronische Rechnungsverarbeitung, die eine effiziente Dokumentenverwaltung und Prozessautomatisierung ermöglichen.
Es bietet auch flexible Implementierungsoptionen, einschließlich Cloud- und On-Premise-Lösungen, und lässt sich gut in bestehende Systemlandschaften integrieren. ELO ist bekannt für seine benutzerfreundliche Gestaltung und die Möglichkeit, kundenspezifische Lösungen zu erstellen, um den spezifischen Anforderungen verschiedener Branchen gerecht zu werden.
Vergleich nach Kriterien – So schneiden die Dokumentenmanagementsysteme im direkten Vergleich ab
Benutzerfreundlichkeit:
DocuWare
- Die Benutzeroberfläche von DocuWare ist darauf ausgelegt, den Nutzern eine intuitive Erfahrung zu bieten. Mit leicht verständlichen Menüs, Symbolen und einer klaren Struktur können sich auch unerfahrene Nutzer schnell zurechtfinden. Die mobilen Apps ermöglichen den Zugriff auf Dokumente und Workflows von unterwegs, was für Flexibilität sorgt und die Effizienz steigert. Die Integration mit anderen Anwendungen und Plattformen fördert die Benutzerfreundlichkeit weiter, indem sie einen nahtlosen Übergang zwischen verschiedenen Tools ermöglicht.
ELO
- ELO punktet ebenfalls mit einer hohen Benutzerfreundlichkeit. Auf Capterra hat ELO eine Bewertung von 5,0 für die Benutzerfreundlichkeit erhalten, was auf eine einfache Handhabung und Zufriedenheit unter den Nutzern hindeutet. Die klare und verständliche Benutzeroberfläche erleichtert die Navigation und den Zugriff auf benötigte Funktionen.
Funktionsumfang:
DocuWare
- Mit Funktionen wie elektronischen Signaturen, automatisierten Workflow-Lösungen und integrierten Compliance-Tools bietet DocuWare eine robuste Plattform für das Dokumentenmanagement. Die Möglichkeit, Dokumente sicher zu teilen und zu speichern, fördert die Zusammenarbeit und Compliance. Die Cloud-basierten und On-Premise-Optionen bieten Flexibilität in Bezug auf die Implementierung und Skalierbarkeit, um den Anforderungen verschiedener Unternehmen gerecht zu werden.
ELO
- ELO bietet eine breite Palette von Funktionen, darunter Dokumentenklassifizierung, Dateiwiederherstellung, elektronische Signaturen, Zugriffskontrollen und Dokumentenspeicherung. Diese Funktionen erleichtern die Verwaltung und Organisation von Dokumenten erheblich und fördern eine effiziente Zusammenarbeit innerhalb des Unternehmens. Die Plattform bietet auch Prozessautomatisierung und Datenanalyse-Tools, die zu einer verbesserten Effizienz und Transparenz beitragen.
Preis:
DocuWare
- Der genaue Preis für DocuWare und ELO ist nicht öffentlich auf den Websites angegeben. Beide Anbieter ermöglichen jedoch individuelle Preisangebote, abhängig von den spezifischen Anforderungen des Unternehmens, der Nutzerzahl und anderen Faktoren. Es wäre ratsam, sich direkt an die Anbieter zu wenden, um ein detailliertes Preisangebot zu erhalten.
ELO
- siehe nebenan.
Support:
DocuWare
- DocuWare bietet verschiedene Support-Kanäle an, darunter eine Community, ein Kundenportal und ein Partnerportal. Diese Ressourcen ermöglichen es den Nutzern, Antworten auf häufig gestellte Fragen zu finden, Support-Tickets zu erstellen oder mit anderen Nutzern und Partnern zu interagieren, um Lösungen für auftretende Probleme zu finden.
- Eine weitere Möglichkeit ist der Rückgriff auf einen lizenzierten DocuWare Partner wie SCHWINDT.
ELO
- Die hohe Bewertung von 9,3 für den Kundenservice auf Online Marketing Reviews deutet darauf hin, dass ELO einen qualitativ hochwertigen Support bietet. Kunden können sich bei Fragen oder Problemen an den Support wenden und erhalten professionelle Hilfe und Anleitung.
Integration:
DocuWare
- Die Integration mit verschiedenen anderen Plattformen und Anwendungen ist ein starker Punkt von DocuWare. Diese Integrationen ermöglichen einen nahtlosen Übergang zwischen verschiedenen Tools und fördern die Effizienz und Produktivität der Nutzer.
- DocuWare bietet sowohl am PC, als auch mobil über tausend mögliche Integrationen, darunter Shopify, WooCommerce, DATEV und viele weitere.
ELO
- ELO integriert sich nahtlos in IT-Systeme von Microsoft, SAP, Salesforce und vielen anderen. Diese Integrationen erleichtern die Einbindung von ELO in bestehende Systemlandschaften und ermöglichen eine effiziente Zusammenarbeit und Prozessautomatisierung.
Wie fällt der Vergleich auf seriösen Bewertungsportalen aus?
Beide Dokumentenmanagementsysteme (DMS), DocuWare und ELO, sind hauptsächlich auf Business-to-Business (B2B) Anwendungen ausgerichtet und bieten Lösungen für Unternehmen, um ihre Dokumentenverwaltung zu optimieren.
Hierbei ist immer zu bedenken, dass die Anzahl der Bewertungen nicht mit der Höhe zusammenhängen muss, so verfügt DocuWare über eine deutlich höhere Zahl an Bewertungen.
DocuWare
- Marktorientierung: DocuWare richtet sich hauptsächlich an B2B-Kunden und bietet Lösungen für mittelständische bis große Unternehmen.
- Unternehmensgröße: Das System wird vor allem für mittelständische bis große Unternehmen empfohlen, aber es gibt auch Angebote für kleinere Unternehmen.
- Empfohlene Benutzergruppen: Aufgrund der skalierbaren Lösungen und der umfassenden Funktionen ist DocuWare für KMUs bis zu Großunternehmen geeignet.
Kundenbewertungen:
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DocuWare erhält durchweg hohe Bewertungen für seine Benutzerfreundlichkeit und Kundenservice, mit einer durchschnittlichen Bewertung von 4.5 bis 4.6 auf verschiedenen Bewertungsplattformen.
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OMR Reviews: Hier erhält DocuWare eine Bewertung von 4,5 (basierend auf 10 Bewertungen), wobei die Software besonders für die Digitalisierung von Informationen und Geschäftsprozessen sowie die Automatisierung von Workflows geschätzt wird.
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Software Advice: DocuWare erhält eine Gesamtbewertung von 4,6, wobei die Benutzerfreundlichkeit, der Kundensupport, das Preis-Leistungs-Verhältnis und die Funktionalität jeweils mit 4,5 bewertet werden. Besonders gelobt wird die Möglichkeit, Dokumente direkt aus DocuWare zu verlinken sowie die webbasierte Benutzeroberfläche, die für eine bequeme Nutzung sorgt.
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Viele weitere Bewertungen aus der Praxis von Kunden, die mit DocuWare gearbeitet haben, finden Sie auf unserer Seite „Referenzen“.
ELO
- Marktorientierung: Auch ELO ist im B2B-Sektor tätig und bietet Lösungen für Unternehmen aller Größen.
- Unternehmensgröße: ELO bietet Produkte für kleine bis große Unternehmen an und hat Lösungen, die sich an die jeweilige Unternehmensgröße anpassen können.
- Empfohlene Benutzergruppen: ELO ist geeignet für Einzelpersonen, KMUs und Großunternehmen, dank seiner verschiedenen Produkte wie ELOprofessional und ELOenterprise.
Kundenbewertungen:
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ELO erhält auf Capterra gute Bewertungen, hauptsächlich in Bezug auf den Kundenservice und die gebotenen Funktionen, mit einer Gesamtbewertung von 4.1 bis 4.3.
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Die ELO ECM Suite wird als eine Plattform beschrieben, die den Arbeitsplatz leicht digitalisiert und Funktionen für Inhalts-, Vertrags-, Dokumenten- und E-Mail-Management, Abrechnung und Rechnungsstellung, erweiterte Workflows, Analysen und Suche bietet.
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Verfügbarkeit auf verschiedenen Plattformen wie Cloud, Mac, Windows, Android, iPhone und iPad wird auch hervorgehoben.
Fazit der Redaktion
Nach einer gründlichen Untersuchung und einem Vergleich der beiden Dokumentenmanagement-Systeme DocuWare und ELO, bezüglich ihrer Benutzerfreundlichkeit, des Funktionsumfangs, der Preise, des Supports und der Integration mit anderen Systemen, sowie der Kundenbewertungen und Zielgruppen, sollte deutlich geworden sein, dass DocuWare als das bessere System für KMUs bewertet werden kann.
DocuWare zeichnet sich durch seine hohe Benutzerfreundlichkeit und umfassende Funktionspalette aus, die Unternehmen jeder Größe unterstützt, ihre Dokumentenverwaltung effizient zu gestalten. Die positiven Kundenbewertungen und der exzellente Kundenservice bestätigen die Zuverlässigkeit und Qualität von DocuWare.
Die Flexibilität in der Implementierung, ob in der Cloud oder On-Premise, zusammen mit den robusten Integrationsoptionen, macht DocuWare zu einer vielseitigen und zukunftssicheren Wahl für Unternehmen, die ihre Dokumentenverwaltung optimieren wollen.
ELO bietet ebenfalls eine robuste Plattform mit einer Vielzahl von nützlichen Funktionen und guten Kundenbewertungen. Es bietet auch flexible Implementierungsoptionen und eine gute Integration mit anderen Systemen. Doch die Gesamtbewertung, die Benutzerfreundlichkeit und die Breite des Funktionsumfangs von DocuWare scheinen einen stärkeren Gesamtwert zu bieten.
Die Entscheidung für ein DMS-System kann stark von den spezifischen Anforderungen und Präferenzen eines Unternehmens abhängen. Doch basierend auf den gesammelten Daten und dem direkten Vergleich der angebotenen Funktionen und Dienstleistungen, stellt DocuWare eine überzeugendere Option dar. Sollten Sie noch nicht vollkommen überzeugt sein, dann haben Sie hier die Möglichkeit DocuWare zu testen oder an einem DocuWare Webinar teilzunehmen.
