DocuWare Funktionen in der Übersicht

Einkaufsprozesse schnell und zuverlässig mit DocuWare Einkauf optimieren

Einkauf ist mehr als Bestellungen schreiben. Bedarfsmeldung, Anfrage, Angebot, Bestellung, Auftragsbestätigung, Wareneingang, Reklamation und Rechnung bilden eine Kette, die nur dann effizient ist, wenn Informationen nahtlos fließen. Ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) macht diese Prozesskette digital: Alle Unterlagen werden zentral erfasst, automatisch klassifiziert, mit Stammdaten verknüpft und in standardisierte Workflows überführt. So sinken Such- und Liegezeiten, Freigaben werden planbar, und die Datenbasis für Disposition, Controlling und Jahresabschluss wird belastbar.

Am Anfang steht die Bedarfsmeldung. Anstatt E-Mails oder Excel-Listen zu versenden, nutzen Mitarbeiter ein elektronisches Formular. Pflichtfelder, Validierungen, Vorbelegungen (Kostenstelle, Projekt, Lieferadresse) und ggf. Katalogpreise sorgen für saubere Angaben. Der Workflow prüft Betragsgrenzen, Budgets und Zuständigkeiten, berücksichtigt Vertretungen und leitet die Meldung an den Einkauf weiter. Entscheidet sich der Einkauf für eine Anfrage, erzeugt das DMS automatisch die Unterlagen, vergibt Fristen und trackt Rückläufe; Angebote landen strukturiert im System, inklusive Vergleichsmatrix nach Preis, Lieferzeit, Service, Nachhaltigkeits- oder Qualitätskriterien.

Aus dem freigegebenen Angebot entsteht die Bestellung – mit Nummernkreis, Konditionen, Incoterms, Zahlungsbedingungen und Anhängen wie Spezifikationen oder Zeichnungen. Das DMS versendet die Bestellung, archiviert die Kommunikation revisionssicher und überwacht Termine. Auftragsbestätigungen werden automatisiert ausgelesen (OCR/Erkennung), gegen Preise, Mengen und Liefertermine geprüft und bei Abweichungen an den zuständigen Bearbeiter eskaliert. Teil- und Restmengen, Ersatzartikel oder Preisänderungen werden nachvollziehbar protokolliert.

Beim Wareneingang unterstützt das DMS den Drei-Wege-Abgleich: Bestellung – Lieferschein – Rechnung. Lieferscheine werden eingescannt oder digital übernommen, Positionsdaten erkannt und der Bestellung zugeordnet. Abweichungen (Menge, Charge, Seriennummer, Qualität) lösen einen Reklamationsworkflow aus; Fotos, Prüfprotokolle und Lieferantenrückmeldungen werden an der Akte abgelegt. Bei Rahmen- oder Abrufaufträgen dokumentiert das System Abrufe, Restmengen und Laufzeiten, erinnert an Schwellenwerte und Kündigungsfenster.

Im Rechnungseingang liest die Erkennung Kopf- und Positionsdaten (auch ZUGFeRD/XRechnung), prüft Dubletten, Steuern, Bestellbezug und Beträge. Stimmt alles, greift Dunkelbuchung bis zur Übergabe an ERP/FiBu; andernfalls startet die sachliche oder preisliche Klärung mit klaren Zuständigkeiten und Fristen. Skontofristen und Zahlungsziele sind sichtbar, Benachrichtigungen verhindern Verzögerungen. Nach Freigabe archiviert das DMS die Rechnung revisionssicher und verknüpft sie mit Bestellung, Auftragsbestätigung, Lieferschein und Korrespondenz – die komplette Belegkette in einer Akte.

So gelingt die digitale Rechnungsverarbeitung mit DocuWare

Der Rechnungseingang gehört zu den aufwendigsten und zugleich kritischsten Prozessen in der Buchhaltung. E-Mails, Portaleingänge, Papierrechnungen, unterschiedliche Formate und häufige Rückfragen kosten Zeit, während Skontofristen laufen und Compliance-Anforderungen wachsen.

Eine DMS-gestützte Rechnungserkennung beseitigt genau diese Reibungsverluste: Belege werden zentral erfasst, automatisch ausgelesen, validiert und in standardisierte Freigabeworkflows überführt – bis zur Übergabe an ERP oder Finanzbuchhaltung und der revisionssicheren Archivierung.

Am Anfang steht die vereinheitlichte Erfassung. Eingänge aus E-Mail-Postfächern, Uploads, Scannern oder Lieferantenportalen landen in einem zentralen Posteingang.

Das DMS erkennt das Format (PDF, Bild, ZUGFeRD, XRechnung) und nutzt OCR/KI, um Kopf- und Positionsdaten auszulesen: Lieferant, Rechnungsnummer, Datum, IBAN, Beträge, Steuer, Währung sowie Artikel, Mengen, Preise und Bestellnummern. Wiederkehrende Layouts werden automatisch gelernt; bei strukturierten eRechnungen werden Daten ohne OCR direkt übernommen.

Im nächsten Schritt greift die Validierung gegen Stammdaten. Das System prüft Lieferantenzuordnung, Zahlungsbedingungen, steuerliche Logik (Inland, EU, Drittland), Währungen und Rundungen.

Der Bestellbezug ermöglicht Zwei- bzw. Drei-Wege-Abgleiche (Bestellung–Wareneingang–Rechnung). Preis-, Mengen- oder Positionsabweichungen werden markiert, Dubletten zuverlässig abgefangen. Regeln definieren Toleranzen pro Warengruppe, Lieferant oder Betrag und steuern, ob ein Beleg dunkel gebucht werden darf oder in eine Klärung geht.

Die Freigabe läuft standardisiert und transparent. Workflows bilden Zuständigkeiten, Betragsgrenzen, Vier-Augen-Prinzip, Vertretungen und Eskalationen ab. Prüfer erhalten die Belege samt Kontierungsvorschlägen, Anlagen und Historie direkt im DMS oder mobil im Web. Kommentare und Rückfragen bleiben am Vorgang; jede Aktion wird protokolliert.

Nach sachlicher und rechnerischer Prüfung erzeugt das System die Buchungssätze und übergibt sie ohne Medienbruch an das ERP/FiBu. Gleichzeitig wird die Rechnung revisionssicher mit Metadaten, Versionen und Audit-Trail archiviert – GoBD-konform und DSGVO-gerecht, inklusive Retention- und Löschregeln sowie Legal-Hold-Funktion bei Verfahren.

Die digitale Personalakte mit DocuWare Personalmanagement leicht gemacht

DocuWare macht Personalarbeit übersichtlich, schnell und prüfsicher. Alle HR-Unterlagen – von Bewerbung und Vertrag über Abmahnung, Bescheinigungen, Schulungsnachweise bis zu Abwesenheiten – liegen in einer zentralen, strukturierten Personalakte. Zugriffe sind rollenbasiert, Änderungen versioniert, jeder Schritt protokolliert.

So behalten Sie Fristen, Pflichten und Dokumente jederzeit im Griff und stellen Auskünfte in Sekunden bereit – für HR, Führungskräfte und Prüfungen. Die Lösung standardisiert Abläufe, eliminiert Papierwege und sorgt für konsistente Daten über den gesamten Mitarbeiterlebenszyklus.

Elektronische Personalakte als Herzstück

Die digitale Akte sammelt Dokumente aus E-Mail, Scan, Upload oder HR-Systemen automatisch, verschlagwortet sie und ordnet sie der richtigen Person zu.

Volltextsuche (inkl. Anhänge) und klare Aktenstrukturen verkürzen Recherchezeiten dramatisch; gleichzeitig schützen Berechtigungen sensible Inhalte. Wiedervorlagen und Erinnerungen sichern Termine wie Probezeit-Ende, Befristungen, Verlängerungen oder Jubiläen. Das reduziert Rückfragen, verhindert Fristversäumnisse und schafft Transparenz – auch standortübergreifend.

Workflows für Recruiting, Onboarding, Änderungen und Offboarding

DocuWare bildet typische HR-Prozesse als klickbare Workflows ab: Eingehende Bewerbungen werden zentral erfasst, bewertet, weitergeleitet und auf Basis definierter Kriterien freigegeben. Für das Onboarding erzeugt die Lösung Checklisten (Accounts, Equipment, Unterweisungen), steuert Unterschriften und verteilt Aufgaben an Fachbereiche.

Vertragsänderungen, Weiterbildungen, Gehaltsanpassungen oder Abwesenheiten laufen mit definierten Freigaben, Vertretungen und Eskalationen – jede Aktion bleibt nachvollziehbar. Beim Offboarding sorgen Rückgabe- und Löschlisten für Ordnung und DSGVO-konforme Bereinigung. Ergebnis: kürzere Durchlaufzeiten, weniger Medienbrüche, jederzeit klarer Status.

Datenschutz & Compliance pragmatisch umgesetzt

Rollen, Rechte und Protokolle stellen sicher, dass nur berechtigte Personen HR-Inhalte sehen. Aufbewahrungsfristen (Retention), Sperren und dokumentierte Löschung erfüllen DSGVO-Vorgaben; Audit-Trails, Unveränderbarkeit und nachvollziehbare Belegketten unterstützen GoBD-konforme Ablage – etwa für Entgeltunterlagen, steuerrelevante Dokumente oder Verträge. So verbinden Sie Praxisnutzen mit Rechtssicherheit und reduzieren Risiken im Tagesgeschäft wie im Audit. 

DocuWare Elektronische Formulare: Mit modernen Webformularen die Datenerfassung optimieren

Papier- und PDF-Formulare bremsen Prozesse, erzeugen Medienbrüche und kosten Zeit in der Nachbearbeitung. Mit den elektronischen Formularen von DocuWare erfassen Sie Daten strukturiert, vollständig und fehlerarm – direkt dort, wo sie anfallen.

Pflichtfelder, Validierungen und abhängige Eingaben stellen sicher, dass nur korrekte Informationen abgesendet werden. Anhänge wie Angebote, Belege, Fotos oder Nachweise lassen sich direkt mit hochladen, automatisch verschlagworten und der richtigen Akte zuordnen. Nach dem Absenden starten definierte Workflows: Prüfen, Freigeben, Rückfragen, Eskalationen – alles in klaren Schritten mit Protokoll und Fristenkontrolle.

Die Formularerstellung erfolgt per Baukasten: Felder, Auswahllisten, Datumsfelder, Betragsfelder, Schalter, Unterschriftsfelder und Uploads werden per Drag-and-Drop zusammengesetzt. Vorbelegungen (z. B. Kostenstelle, Projekt, Abteilung), dynamische Feldsichten („Wenn A = X, zeige Felder B und C“) und Berechnungen reduzieren Eingabefehler und standardisieren Inhalte.

Unternehmensweit einheitliche Vorlagen sorgen für konsistentes Erscheinungsbild und erleichtern die Pflege: Änderungen an Regeln, Texten oder Pflichtfeldern werden zentral ausgerollt – ohne, dass in Abteilungen unterschiedliche Fassungen kursieren.

Im Prozess entfalten elektronische Formulare ihren größten Nutzen. Ein Urlaubsantrag, eine Bedarfsmeldung, eine IT-Freigabe, eine Reisekostenabrechnung oder eine Lieferantenanlage wird nach dem Absenden automatisch an die richtige Stelle geroutet – nach Kriterien wie Betrag, Kostenstelle, Standort oder Verfügbarkeit der Entscheidungsträger.

Vertretungen, Vier-Augen-Prinzip, Betragsgrenzen und Eskalationen sind hinterlegt, Erinnerungen halten Fristen im Blick. Rückfragen und Kommentare bleiben am Vorgang, wodurch E-Mail-Pingpong entfällt. Jede Aktion wird im Audit-Trail dokumentiert; die finale Fassung inklusive Anhang landet revisionssicher in der passenden Akte (z. B. Personalakte, Vertragsakte, Bestellvorgang).

Die Integration in Ihre Systemlandschaft ist nahtlos: Stammdaten (Mitarbeiter, Lieferanten, Artikel, Projekte) lassen sich für Auswahlfelder bereitstellen; geprüfte Eingaben werden an ERP, HR- oder FiBu-Systeme übergeben. So entsteht ein durchgängiger Datenfluss ohne Doppelerfassung.

Elektronische Signaturen (fortgeschritten/qualifiziert, je nach Anforderung) können direkt im Formularprozess eingebunden werden – etwa für Genehmigungen, NDAs oder Bestätigungen. Mobile Unterstützung erlaubt das Ausfüllen und Freigeben unterwegs; Kamera-Uploads binden Fotos von Belegen oder Zuständen ein, was besonders bei Service, Bau und Außendienst hilft.

DocuWare Texterkennung: Rechnungserkennung mit DocuWare wie von Zauberhand

Rechnungen erreichen Ihr Unternehmen über viele Wege: E-Mail, Upload-Portale, Scanner, EDI oder eRechnung (z. B. XRechnung, ZUGFeRD). Ohne einheitlichen Prozess entstehen Medienbrüche, Tippfehler und verpasste Skonti.

Eine DMS-gestützte Rechnungserkennung standardisiert den gesamten Ablauf: Belege werden zentral erfasst, automatisch ausgelesen, gegen Stammdaten geprüft, durch definierte Freigaben geführt, an ERP/FiBu übergeben und revisionssicher archiviert – vollständig protokolliert und jederzeit nachvollziehbar.

Zentrale Erfassung & intelligente Datenauslese

Alle Eingänge laufen in einen gemeinsamen Posteingang. Das DMS erkennt Format und Quelle, liest per OCR/KI Kopf- und Positionsdaten (Lieferant, Nummer, Datum, Steuer, Beträge;

Artikel, Mengen, Preise, Bestellnummern) und übernimmt strukturierte eRechnungen direkt ohne OCR. Wiederkehrende Layouts werden gelernt, sodass die Trefferquote laufend steigt. Anhänge wie Leistungsnachweise, Lieferscheine oder E-Mail-Kontext bleiben mit der Rechnung verknüpft.

Validierung, Abgleich und Regeln

Im nächsten Schritt prüft das System automatisch: Existiert der Lieferant? Passen Steuerschlüssel und Währung? Liegt ein Bestellbezug vor? Für bestellbezogene Rechnungen greift der 2- bzw. 3-Wege-Abgleich (Bestellung – Wareneingang – Rechnung).

Toleranzen lassen sich granular definieren (Warengruppe, Lieferant, Betrag), Dubletten werden zuverlässig gestoppt, Rundungsdifferenzen sauber behandelt. Regelkonforme Belege können dunkel durchlaufen; alles andere geht in die Klärung – klar adressiert, mit Fristen.

Standardisierte Freigaben statt E-Mail-Pingpong

Workflows bilden Sach- und Preisprüfung, Betragsgrenzen, Vier-Augen-Prinzip, Vertretungen und Eskalationen ab. Prüfer erhalten den Beleg mit Kontierungsvorschlägen, Historie und verknüpften Dokumenten – im Web oder mobil.

Kommentare bleiben am Vorgang, Rückfragen sind nachvollziehbar. Jede Aktion wird im Audit-Trail protokolliert. Nach Freigabe erzeugt das System die Buchungssätze und übergibt sie ohne Medienbruch an ERP/FiBu; die finale Rechnung landet revisionssicher im Archiv – inklusive Metadaten, Versionen und Protokoll.

Häufige Fragen und Antworten zu DMS bei SCHWINDT

Sie haben Fragen zu einzelnen Punkten, die nicht aufgelistet sind? Kein Problem. Schreiben Sie uns gerne eine E-Mail an info@schwindt.de

Angst, dass die Anforderungen Ihres Unternehmens zu speziell sind? Gleichgültig, welche möglichen Probleme auftreten oder Sie bei einem Übergang fürchten, auf uns können Sie sich verlassen.

Wir machen keine falschen Versprechen, sondern klären in zahlreichen Vorgesprächen den Bedarf und mögliche Lösungen.

Ihr DMS Experte Grischa Morgenstern

Hallo, mein Name ist Grischa Morgenstern, Ihr persönlicher Ansprechpartner bei SCHWINDT für die Bereiche DMS, DocuWare, IDP und E-Rechnung.