DocuWare DATEV: DMS richtig verbinden und profitieren

DATEV ist ein Softwareunternehmen und IT-Dienstleister, der hauptsächlich Lösungen für Steuerberater, Wirtschaftsprüfer, Rechtsanwälte und deren Mandanten anbietet. Der Sitz des Unternehmens ist in Nürnberg, Deutschland. Im 21. Jahrhundert hat DATEV jedoch seine zahlreichen Lösungen in das deutschsprachige Ausland sowie ausgewählte Länder Europas expandiert.

Die DATEV eG wurde 1966 gegründet und bietet eine breite Palette von Softwarelösungen, hauptsächlich im Bereich der Finanzbuchhaltung, Lohn- und Gehaltsabrechnung sowie in der Steuerberechnung und -erklärung. Die Programme erleichtern es Unternehmen, die notwendige Buchführung und das Reporting effizient und gemäß den gesetzlichen Vorschriften durchzuführen. Abnehmer von DATEV sind in erster Linie Steuerberater, Finanzbuchhaltungen sowie Anwaltskanzleien.

Wie hängen nun DocuWare, DATEV sowie DMS zusammen? Diese Frage ergibt Sinn, wenn man sein Geschäft digitalisieren möchte und nach Möglichkeiten sucht, ein- und ausgehende Dokumente mit interner Software an das Finanzamt oder den Steuerberater zu übertragen. Als Quasimonopol im deutschen Raum ist somit eine mögliche Schnittstelle zwischen dem eigenen ERP oder DMS zu DATEV ein entscheidender Faktor.

DocuWare erfüllt diese Voraussetzung mit Bravour. Dennoch bleibt die Frage, wie wird indessen beides in der Praxis miteinander kombiniert? Dieser Frage der Verbindung zwischen DocuWare und DATEV widmet sich der folgende Artikel. Durch die Kombination eines DMS und DATEV lässt sich eine breite Palette von administrativem Aufwand minimieren und gleichzeitig wird die Compliance mit den gesetzlichen Vorschriften sichergestellt.

DocuWare DATEV DMS
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Warum DATEV mit DMS kombinieren? Diese Gründe gibt es:

Nicht jedes Unternehmen verfügt über ein DMS und nicht jedes Geschäft mit einem Dokumentenmanagementsystem nutzt DATEV. Worin liegen also die Gründe, beide Programme per Schnittstelle miteinander zu verbinden? Der Grund liegt wie so oft in der Verpflichtung zur Buchhaltung, die für viele kleine und mittelständische Unternehmen einen merklichen, zusätzlichen Zeitaufwand bedeutet.

Um solche Kosten und die vielen teuer ausfallenden Fehler zu vermeiden, hat sich Steuersoftware wie DATEV schon seit Langem bewährt. Aber und darin liegt einer der wichtigsten Gründe für die Kombination aus einem DMS, wie DocuWare und DATEV, muss sich diese Verbindung nicht auf Rechnungen, Gehaltszahlungen usw. beschränken. Stattdessen können diese gleichwertig neben allen anderen Geschäftsdokumenten (inkl. Präsentationen, White Papers, Bildern, Videos u. v. m.) archiviert und digitalisiert werden.

Durch DocuWare ist eine revisionssichere Aufbewahrung kein Problem mehr. Hierbei spielt es ebenfalls keine Rolle, welche Art der Schnittstelle genutzt werden soll. Sowohl DATEV Rechnungswesen, als auch DATEV Unternehmen Online können verbunden werden. Rechnungen können entweder mit einem Scanner oder als Import in DocuWare integriert werden. Hier erfolgt anhand verschiedener Indexierungskriterien (Fälligkeit, Name, Art usw.) dann eine automatische Einordnung. Gespart wird somit das fehleranfällige und zeitraubende manuelle Eintippen.

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Die Vorteile einer Verbindung auf den Punkt gebracht

Die Kombination eines Dokumenten-Management-Systems mit DATEV kann für Unternehmen in vielerlei Hinsicht vorteilhaft sein.

  • Effizienzsteigerung: Durch die Integration eines DMS mit DATEV können Unterlagen und Finanzdokumente direkt in der Buchhaltungssoftware verarbeitet werden. Dies beschleunigt Arbeitsprozesse, da manuelle Eingriffe minimiert werden, und sorgt für eine effizientere Arbeitsweise im täglichen Geschäftsbetrieb.
  • Sicherheit und Compliance: Ein DMS sorgt für eine sichere Aufbewahrung von Dokumenten und erleichtert die Einhaltung gesetzlicher Aufbewahrungsfristen. In Verbindung mit DATEV wird auch sichergestellt, dass alle finanzrelevanten Dokumente im Einklang mit den steuerrechtlichen Vorschriften stehen, was das Risiko von Compliance-Problemen reduziert.
  • Verbesserte Zusammenarbeit: Dank der reibungslosen Integration von DATEV mit einem DMS können Buchhalter, Steuerberater und andere beteiligte Abteilungen gleichzeitig auf die benötigten Dokumente zugreifen. Dies fördert die Zusammenarbeit und sorgt für einen sicheren Informationsfluss innerhalb des Unternehmens sowie mit externen Partnern.
  • Platz- und Kosteneinsparung: Die digitale Archivierung von Dokumenten spart nicht nur physischen Platz, sondern auch die Kosten für Druck und Lagerung von Papierdokumenten. In Kombination mit DATEV wird auch der manuelle Arbeitsaufwand in der Buchführung reduziert, was zusätzlich zur Kosteneffizienz beiträgt.
  • Nachhaltigkeit: Die Digitalisierung von Dokumenten reduziert den Bedarf an physischem Papier, was eine umweltfreundlichere Arbeitsweise fördert.
  • Automatische Indexierung: Durch die vielen Automatisierungen im Workflow kann die Zeit der Mitarbeiter wesentlich sinnvoller eingeplant werden. Zudem werden potenzielle Fehler reduziert. Da die Dateien richtig hinterlegt werden, können sie problemlos gefunden und bearbeitet oder weitergeleitet werden.

Wie lassen sich DocuWare und DATEV verbinden? So funktioniert es

Um DocuWare mit DATEV zu verbinden, benötigt es nicht viele Schritte. Zunächst wird die Rechnung importiert. Dies kann auf verschiedene Arten geschehen, entweder mit einem Scanner, aus Windows Ordnern oder direkt aus Outlook. Im Anschluss wird die Rechnung indexiert (und überprüft). Stimmt alles, dann kann die Datei mittels EXTF-Buchungsstapels bzw. DATEVConnect aus DocuWare exportiert werden.

Die exportierte Datei wird dann zu DATEV übertragen. Diese Übertragung generiert einen Beleglink. Die DATEV Beleganzeige Drittanbieter zeigt nun eine eindeutige URL und DOC ID in DocuWare an. Jetzt befindet sich die übertragende Rechnung sicher in beiden Programmen. Das Wichtige hierbei: Die von DocuWare aufgenommenen Indexkriterien (wie Name, Anschrift, Rechnungs-ID usw.) werden als „Buchungsdaten“ an DATEV direkt mit übergeben.

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Häufige Fragen:

Sind alle DMS mit DATEV kompatibel?

In der Regel sind alle deutschsprachigen Angebote an DMS mit DATEV über das DATEVconnect Dokumentenmangement kompatibel. Hierbei sollte man jedoch dringend beachten, dass dies nur bei „echten“ DMS der Fall ist. An vielen Stellen im Netz werden in Vergleichslisten auch Softwareprogramme als DMS gelistet, die keine sind oder nur einen Bruchteil der Funktionen von DocuWare aufweisen. In diesem Fall kann keine Garantie für eine Kompatibilität ausgesprochen werden. Letztlich obliegen Umsetzung und Umfang der Anbindung immer dem jeweiligen Softwarehersteller.

Was ist DATEV DMS classic?

Dabei handelte es sich um eine nicht länger unterstützte Variante des DATEV DMS. Diese wurde zum 31.12.2023 eingestellt.

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