Während viele Branchen in der Corona-Zeit massive Einbrüche verkraften mussten, erlebte die Verpackungsindustrie einen regelrechten Boom. Der E-Commerce explodierte und mit ihm der Bedarf an Versandlösungen. Für zahlreiche Unternehmen wurde in dieser Phase jedoch sichtbar, wo analoge Prozesse zum Flaschenhals für weiteres Wachstum werden.
Auch BB Verpackungen stand vor der Herausforderung, ein rasantes Auftragsplus mit bestehenden Systemen und begrenzten personellen Ressourcen zu stemmen. Wir sprachen mit IT-Leiter Volker Jankowski über Wachstumsschmerzen und Digitalisierung unter Hochdruck.
Herr Jankowski, erzählen Sie uns bitte kurz etwas über BB Verpackungen und Ihre Rolle im Unternehmen.
Volker Jankowski: Wir sind Großhändler für Verpackungslösungen. Im Prinzip alles, was E-Commerce-Unternehmen benötigen, um ihre Waren zu versenden, von Kartonage über Polstermaterial bis hin zu Verpackungsmaschinen. Damit sind wir Teil der Wertschöpfungskette unserer Kunden.
Verpackung muss zuverlässig in time bereitstehen, wenn sie gebraucht wird, und Verpackung soll möglichst wenig kosten, um die Marge nicht zu belasten. Wir sorgen dafür, dass Verpackung ein „No Brainer“ für unsere Kunden ist. Als IT-Leiter verantworte ich die IT-Strategie, die Infrastruktur und die digitale Transformation. Meine Aufgabe ist es, die Effizienz zu steigern und BB Verpackungen in einem wettbewerbsintensiven Markt einen Vorsprung zu sichern.
Sie sind mitten in der Corona-Pandemie eingestiegen, eine Phase mit enormem Wachstum für BB Verpackungen.
Volker Jankowski: Ja, damals ist der E-Commerce explodiert. Jeder, der zuhause saß und Geld verdienen wollte, hat einen Onlineshop gestartet. Und alle brauchten Verpackungen.
Unsere Prozesse und Systeme waren auf dieses Wachstum schlicht nicht ausgelegt und auch die nötige Personaldecke konnte nicht schnell genug aufgebaut werden. Es war alternativlos: BB Verpackungen musste schnell effizienter werden, indem wir Prozesse digitalisieren. Dafür wurde ich eingestellt. Wir hatten eine sehr große Roadmap!
Wann kamen DocuWare und Schwindt als Implementierungspartner ins Spiel?
Volker Jankowski: Wir hatten noch kein DMS, an mehreren Standorten wurden alle Belege manuell bearbeitet und uns war klar, dass hier für den Start der Digitalisierungsstrategie einer der größten Effizienzhebel liegt. Viele Führungskräfte bei BB Verpackungen kannten verschiedene DMS-Systeme aus früheren Jobs bei anderen Unternehmen, es gab also eine grobe Vorstellung, was unser DMS können soll und worauf wir bei der Auswahl unserer Lösung Wert legten.
Wir wollten digitale Belegverarbeitung, saubere Freigabeprozesse und vor allem eine offene API, um eigene Programmierungen umzusetzen. DocuWare war für uns der Sweet Spot aus Funktionalität und Wirtschaftlichkeit. 2021 sind wir über einen Geschäftspartner mit Schwindt in Kontakt gekommen und das hat sofort gepasst, sowohl menschlich als auch fachlich.
Ihr erstes Teilprojekt war die Digitalisierung der Eingangsrechnungen. Warum gerade dort?
Volker Jankowski: Unser FiBu-Team stand massiv unter Druck. Durch das Wachstum hatten wir enorm große Wareneingänge, die wir prozessual nicht mehr stemmen konnten. Sie müssen sich das so vorstellen: Rechnungen kamen per Mail an, wurden ausdruckt, über die Hauspost zum verantwortlichen Sachbearbeiter geschickt (damals quer über drei Standorte und diverse Homeoffices), wurden geprüft und unterschrieben, wanderten über die Hauspost wieder zurück und wurden wieder eingescannt. Ein papierbasierter Prozess mit allen vorstellbaren Medienbrüchen, Fehlerquellen und Compliance-Schwächen. Rechnungen blieben liegen, Skontofristen wurden gerissen. Das war nicht mehr zeitgemäß und vor allem konnten wir so unsere Wachstumschancen nicht nutzen.
Wie sieht Ihr Prozess heute aus?
Volker Jankowski: Alle Eingangsrechnungen werden digital erfasst und durchlaufen automatisierte Prüfmechanismen und Freigabeprozesse inklusive Vier-Augen-Prinzip und Fristenüberwachung. Ein großer Pluspunkt von DocuWare ist die offene API, so dass wir mit unserem 10-köpfigen IT-Team vieles selbst weiterentwickeln und optimieren konnten. Beispielsweise synchronisieren wir die Eingangsrechnungen mit einer Wareneingangsprüfung: Ist die Ware beim Eingang der Rechnung noch nicht auf Lager, kommt die Rechnung auf Wiedervorlage.
Bei Wareneingang wird der Prüfmechanismus automatisch wieder angestoßen und alle Belegpositionen geprüft. Bei Übereinstimmung wird die Rechnung direkt freigegeben. Nur bei Abweichungen oder drohender Skontofristüberschreitung sind Mitarbeiter manuell involviert. Auch DATEV SmartIT haben wir mittlerweile angebunden, so dass vom Eingang der Rechnung bis zum Auslösen der Zahlungsanweisung alle Schritte digitalisiert sind, lückenlos end-to-end. Da DATEV aus IT-Security-Gründen keine offene Schnittstelle anbietet, mussten wir für den Datenimport einen kleinen Umweg bauen, aber auch das war mit DocuWare und der Unterstützung von Schwindt lösbar.
Konnten Sie konkrete Verbesserungen messen?
Volker Jankowski: Wir hatten ehrlich gesagt mitten in der Corona-Pandemie keine Zeit, Vorher-Nachher-Statistiken sauber in Form von KPIs auszuwerten, die Wachstumsschmerzen waren zu groß, es ging ums Machen und um schnelle Verbesserungen. Wenn wir in unserer Branche nicht in eine Preisspirale geraten wollen, wird der Service im Vertrieb zum zentralen differenzierenden Faktor. Da ist es nicht sinnvoll, wenn unsere Mitarbeiter stundenlang Daten eintippen und kontrollieren, vor allem bei zunehmendem Fachkräftemangel. Hier stehen wir vor den gleichen Herausforderungen wie andere Unternehmen auch und wir müssen die Kapazitäten unserer Mitarbeiter sinnvoll einsetzen.
Die Automatisierung der Rechnungseingangsverarbeitung spart 90 Prozent der Bearbeitungszeit pro Vorgang ein, das entspricht etwa 4.000 Arbeitsstunden jährlich, die unsere Mitarbeitenden in der Buchhaltung nun für wertschöpfendere Aufgaben einsetzen können. Auch die qualitativen Effekte sind eindeutig, unter anderem ist die Fehlerquote bei der Datenerfassung um circa 85 Prozent gesunken. Das bedeutet: Weniger manuelle Korrekturschleifen, keine gerissenen Skontofristen und Mahngebühren mehr, kein Suchen nach Rechnungen, verbindliche Compliance und Eskalationsmechanismen. Ich schätze, dass wir die Produktivität in der Buchhaltung insgesamt um rund 25 Prozent steigern konnten.
Apropos Mitarbeiter: Digitalisierung bedeutet oft auch Veränderungsdruck im Team. Gab es Widerstände?
Volker Jankowski: Vorbehalte gibt es bei digitalen Transformationen immer, wir haben aber keine Veränderungsresistenz wahrgenommen. Unsere Mitarbeiter sind jung und verstehen, dass wir wettbewerbsfähig bleiben müssen und dass Digitalisierung der Jobsicherung dient und nicht dem Personalabbau.
Wichtig ist, dass man die Vorteile schnell erfahrbar macht. Wenn Mitarbeiter merken, dass die stupiden Tätigkeiten abnehmen und mehr Zeit für Kundenberatung bleibt, entsteht Vertrauen, auch für die nächsten Digitalisierungsschritte. Auch unsere Führungsmannschaft ist recht jung und legt Wert auf eine agile, offene Zusammenarbeit. Aus unseren dreimonatigen Sprints werden die abgeleiteten Maßnahmen in die Abteilungen und Teams getragen. Dort arbeiten wir in der operativen Umsetzung mit einer Key-User-Struktur und dem Train-the-Trainer-Prinzip. Das funktioniert gut.
Was steht noch auf Ihrer Roadmap?
Volker Jankowski: Wir haben in den letzten fünf Jahren eine sehr große Roadmap abgearbeitet und sind digital sehr gut aufgestellt. Das DMS war nur ein Baustein von vielen. Auch das Lager haben wir vor zwei Jahren digitalisiert – seitdem läuft das Warehouse-Management komplett digital. Aber natürlich ist Digitalisierung nie „fertig“. Als nächstes stehen Themen wie Auftragsbestätigungen und Lieferavis an und perspektivisch geht es auch um den intelligenten Einsatz von KI.
Wie erleben Sie die Zusammenarbeit mit Schwindt?
Volker Jankowski: Sehr partnerschaftlich. Wir haben direkten Kontakt zu Consultants, die unsere Prozesse verstehen und schnell reagieren. Wenn wir Workflows anpassen müssen, hilft Schwindt pragmatisch, damit wir anschließend selbst weiterentwickeln können. Das fühlt sich wie ein erweitertes Team an. Wir können gemeinsam stolz darauf sein, was wir für BB Verpackungen umgesetzt haben!
Herr Jankowski, herzlichen Dank, dass Sie sich Zeit für das Interview genommen haben!
BB Verpackungen ist ein inhabergeführtes, mittelständisches Unternehmen mit Sitz in Delmenhorst in Norddeutschland. 2006 gegründet, zählt BB Verpackungen heute zu den führenden Onlinehändlern für Verpackungen, Umzugsmaterial und Verpackungsmaschinen.
